Overwhelm overwinnen: waarom er grenzen zijn aan efficiëntie.

“Je moet elke dag 15 minuten mediteren. En als je daar geen tijd voor hebt, dan moet je alle dagen 45 minuten mediteren”.

Ik ken maar één Zen-Boeddhistische grap en ik heb er een gloeiende hekel aan. Ze komt immers altijd ongelegen. Want wie geen tijd heeft, wil snelle oplossingen, geen wijsheid.

De grap illustreert mooi het concept van ‘overwhelm’.

Dat is de mentale staat ergens tussen overbelasting en uitputting. Het gevoel van overspoeld te worden dus door alles wat je nog moet doen. Het probleem is vaak niet eens de werkelijke hoeveelheid werk, maar de verlamming die ontstaat na te lang door te gaan.

Daarom werken time management-technieken niet bij overwhelm.

Time management draait om het efficiënt plannen en beheren van je werk. Dat gaat echter een stuk lastiger wanneer jij en je team niet meer over voldoende mentale ruimte beschikken. Technieken als Time Blocking of Eisenhower Matrix veronderstellen impliciet immers dat je batterij nog voldoende opgeladen is.

Wie een gezonde mentale marge heeft, ziet Time Blocking als een manier om structuur in de agenda te krijgen. Maar in overwhelm voelt het net verstikkend (“Ik heb geen enkel vrij moment!”). De Eisenhower Matrix vertrekt dan weer vanuit het nuttige onderscheid tussen belangrijke dingen en dringende dingen. In een staat van overwhelm is echter alles dringend én belangrijk.

Ik kom in mijn werk veel mensen en organisaties tegen, die bijna constant in dat rood werken. Ze krijgen ontzettend veel werk verzet, maar dat gaat vaak ten koste van de langere termijn. Er groeit niets in een tuin waar constant branden geblust moeten worden.

Efficiëntie is dan niet de oplossing.

Want dat is het inzicht uit de Zen-boeddhistische grap. Tijd heb je niet, maar maak je. Alleen is dat een boodschap die je maar moeilijk kan horen wanneer je écht geen tijd hebt.

De oplossing voor overwhelm heet onthaasten.

• Bewaak actief je tijd. Laat vergaderingen en mailboxen niet voller lopen dan strikt noodzakelijk is.
• Beperk het aantal actieve projecten dat je tegelijk hebt lopen. Vermijd dat alles een work in progress blijft, maar kies bewust om een project af te sluiten voor je aan het volgende begint.
• Uit het interessante boek Navigate van Baillieur en Meulmeester onthield ik het mooie onderscheid tussen ‘werken IN de organisatie’ (de dagelijkse taken) en ‘werken AAN de organisatie’ (reflectie, strategie en leren). Voor dat laatste moet je wekelijks ruimte maken met je team, niet slechts één keer per jaar.

Onthaasten vraagt dus om een bewuste keuze voor minder, maar beter en meer gericht werk. Het gaat erom meer tijd te nemen juist wanneer je denkt dat je geen tijd hebt.

Precies zoals in die irritante Boeddhistenmop.