Mijn agenda liep vol met andermans afspraken. Hier is hoe time blocking dat veranderde.

Tussen twee vergaderingen door, kwam ik aan m’n eigen werk toe.

Ik gebruikte m’n agenda helemaal fout. Eerst was hij helemaal leeg en dan begon hij zich snel te vullen met andermans afspraken. En natuurlijk waren al die afspraken belangrijk.

Time blocking heeft dat veranderd.

Het principe is eenvoudig: in plaats van te beginnen met een lege kalender, begin je met een volle. Als ik verwacht een dag in de week voor een bepaalde klant te werken, dan blokkeer ik elke week een dag voor die klant tot het project ten einde is.

Ik boek zaterdag en zondag ook steevast in als ‘vrije tijd’.

Dat wil niet zeggen dat die blokken niet kunnen verschuiven. Soms is het fijner om een zaterdagje door te werken, maar dan moet je een ander moment in de week zoeken om mee te ruilen. Dat kan dan betekenen dat je een maandagochtend in het park doorbrengt.

Time blocking gaat over het beschermen van je tijd.

Productiviteit gaat niet over nóg meer werk in je dag proppen. Het gaat erom de dingen te kunnen doen die je wil doen. En over de tevredenheid die je voelt als je ze gedaan hebt.

Ik doe zelden meer dan drie Time Blocks per dag. Als je begint met je blokjes op te delen in stukken van 15 minuten, dan is je dag een ongeconcentreerd rommeltje.
Op het einde van de dag heb ik meestal een half uurtje ‘mailbox zero en admin’ om de nieuw binnengekomen dingen te verdelen. (Lees: ik beslis dan in welk blok ik die vraag ga verwerken).
Cluster items op je to do list. Ik doe m’n facturen en papierwerk meestal op maandag, dus dat soort items spaar ik dan ook voor die dag.

Het eerste wat ik door time blocking leerde was dat het moeilijk was om alles in één week te proppen. Dat is een goede zaak.

Het was het begin van het inzicht, dat ik meer bewust moest omspringen met m’n werktijd.