Begrotingen maken #4 : meerjarenbegroting

De eerste helft van het jaar zit er op. Hoog tijd om vooruit te blikken. In de komende maanden maken organisaties hun begroting op voor volgend jaar. Begrotingen maken is altijd een bijzondere vorm van voorspellen, maar het boekjaar 2021 belooft meer dan ooit een raar beestje te worden. De weinige zekerheden die er waren, zijn verdwenen. Tijd voor een reeksje over begrotingen voor kunstenorganisaties.


Meerjarenbegrotingen. Door constant te kijken waar je stapt, zie je niet waar je heen gaat. De dagelijkse werking kan soms alle mentale ruimte inpalmen waardoor de lange termijn uit beeld verdwijnt. Dan is het nodig om even stil te staan en vooruit te kijken. Met wat je nu weet, hoe denk je dat je volgende 4 tot 6 boekjaren er gaan uitzien?

Het meerjarenperspectief

Naast een jaarlijkse begroting, maak je best een meerjarenbegroting. Omdat het je inzicht geeft in de langere termijn. Tussen de vier en de zes jaar in de toekomst plannen is goed voor grotere organisaties. Het is lang genoeg om ideeën te ontwikkelen en uit te voeren, maar ook weer niet te lang. Niemand voorspelt de toekomst immers verder dan een paar jaar.

Structureel herhalende inkomsten en kosten zoals subsidies of huurkosten zijn makkelijk te voorspellen over een periode van vijf jaar. Loonsprognoses kan je laten maken door een sociaal secretariaat.

Eenmalige projecten zijn minder voorspelbaar. Wie weet nu al wat de inhoud zal zijn van een nieuw festival over vier jaar? Maar je kan er alvast wel ruimte voor beginnen maken in je budget.

Begroting en actieplan zijn één.

Wat denk je dat er zal veranderen in die periode van vier tot zes jaar? Waar plan je groei? Wat wil je gaan afbouwen? Wanneer wil je reserves aanleggen en wanneer plan je net gebruik te maken van die reserves? Door verder te denken dan begrotingen van slechts één jaar, kan je de belangrijke vragen gaan stellen.

Wijzigingen in je manier van werken vandaag, hebben impact op je werking in de komende jaren. Het is daarom verstandig om die impact alvast mee te nemen. Als je een nieuw huurcontract afsluit, dan stijgen je kosten structureel in alle daarop volgende boekjaren.

Door verder te denken dan begrotingen van slechts één jaar, kan je de belangrijke vragen gaan stellen.

Bij een jaarbegroting hoort een jaarlijks actieplan waarin je uiteenzet wat je ambities en doelen voor het jaar zijn. Het is dan ook logisch om een meerjarenbegroting te voorzien van een begeleidend actieplan dat uiteenzet hoe je over meerdere jaren wil denken. Als er enkele jaren later wat verandert in je plannen, dan heb je een goede neerslag van hoe je toen aan je financiële planning kwam. Het doel van begrotingen en actieplannen is immers om de hoeveelheid giswerk tot een minimum te herleiden.

Terugblik

Door constant te kijken waar je stapt, zie je dus niet waar je naartoe gaat. Maar je ziet ook niet waar je vandaan kwam. Een meerjarenbegroting kan ook een handig instrument worden om terug te blikken. Alleen vergelijken met het vorige boekjaar leert je heel weinig over de geschiedenis van je werking. Een verschil van 12% in inkomsten tussen twee opeenvolgende jaren zegt niet veel. Het is anekdotische informatie. Maar een jaarlijks licht toenemende groei van de ticketinkomsten in de afgelopen vier jaar, levert al een leerrijker beeld op.

Het loont de moeite om je key metrics, de belangrijkste doelstellingen van je organisatie, jaar na jaar bij te houden en ze te vergelijken. Zo zie je positieve en negatieve trends waar je kan op inspelen. Stijgingen, dalingen en vooral ook stagnatie van kosten of inkomsten zijn daarbij interessante beleidsinfo.

Ja, je kan werken zonder meerjarenbegroting. Maar ergens in het najaar van het huidige boekjaar doemt dan ineens een volledig nieuw jaar op en moet alle werk van nul beginnen. Het is daarom goed om af en toe op te kijken van het hier en nu, en te kijken waar je heen gaat.