Begrotingen maken #2: de machine doen draaien
De eerste helft van het jaar zit er op. Hoog tijd om vooruit te blikken. In de komende maanden maken organisaties hun begroting op voor volgend jaar. Begrotingen maken is altijd een bijzondere vorm van voorspellen, maar het boekjaar 2021 belooft meer dan ooit een raar beestje te worden. De weinige zekerheden die er waren, zijn verdwenen. Tijd voor een reeksje over begrotingen voor kunstenorganisaties.
Twee weken geleden schreef ik een artikel over de inkomstenkant van je organisatie. Over hoe gediversifieerde inkomstenstromen beter waren dat enkelvoudige. En over hoe je moest streven naar stabiele inkomstenbronnen. Tijd om naar de andere kant van de begroting te kijken: de uitgavenzijde.
Het onvoorspelbare voorspellen.
Een organisatie is een machine en zo’n machine heeft verschillende soorten kosten : sommige komen jaarlijks terug, andere eenmalig en dan zijn er nog de onvoorziene kosten. Hoe beter je die kosten beheert, hoe vlotter de machine draait.
Laat ons met die laatste kostensoort beginnen. Je mag zo zorgvuldig begroten als je wil, onvoorziene kosten zijn er altijd. Het heeft daarom weinig zin om ze afzonderlijk te begroten voor je jaarwerking. Een begroting is immers een voorspelling en onverwachte zaken zijn per definitie onvoorspelbaar.
Je hebt daarom niks aan een potje van 5.000, 10.000 of 25.000 euro dat je inschrijft als ‘onvoorziene kosten’. Je verspreidt dat bedrag beter over je andere uitgavenposten zodat je daar wat meer ruimte hebt.
Je hebt niks aan een potje van 5.000, 10.000 of 25.000 euro dat je inschrijft als ‘onvoorziene kosten’
Later in het jaar leer je immers meer en meer over je uitgaven en kan je nog gaan herschikken. Ben je minder aan promotie aan het opdoen dan voorzien, dan kan er misschien een stukje budget verschoven worden naar extra artistieke uitgaven. Ben je teveel aan het opdoen aan het inhuren van materiaal, dan schrap je een beetje bij een andere post.
‘Onvoorziene kosten’ blijven echter heel het jaar door onvoorzien. Ook midden november kan je niet inschatten of die nog gaan komen of niet. Dat maakt de oefening zinloos.
Marges en reserves
In projectbegrotingen gebeurt het wel eens dat onvoorziene kosten worden begroot, maar dan als een percentage van de totale uitgaven. Het is niet ongewoon dat je bijvoorbeeld voor een festivalbegroting een marge van 10% rekent voor onvoorziene kosten. Heb je die niet nodig, des te beter.
De beste manier om met onvoorziene kosten om te gaan, is het aanleggen van een buffer. Organisaties die reserves hebben opgebouwd kunnen die reserves gebruiken om onvoorziene kosten op te vangen.
De beste manier om met onvoorziene kosten om te gaan, is het aanleggen van een buffer.
Valt de eindafrekening van het boekjaar onverwacht wat negatiever uit, dan kan je dat oplossen met geld op de spaarrekening. Zolang het niet gaat om een te grote put en zolang je niet jaren na elkaar op verlies blijft draaien, is dat een goede manier van werken. In jaren met een overschot zet je een stukje opzij om toekomstige tegenslagen op te vangen. Hoe groter de buffer, hoe veiliger het is om grotere risico’s te nemen.
Terugkerende kosten: de machine doen draaien
Terug naar de begrootbare kosten dan. Een organisatie die al een lange tijd bestaat heeft meestal een vrij goed overzicht van terugkerende kosten. Het gaat bijvoorbeeld om logistieke kosten als huur- en gebouwkosten, energieverbruik, poets of andere overheadkosten die eigen zijn aan een bedrijf runnen.
Organisaties die personeel in loondienst hebben zullen merken dat dat gemakkelijk een van de grootste uitgavenposten wordt.
Het is eigen aan terugkerende kosten dat ze constant stijgen. Alles wordt duurder en hoe meer activiteiten je organisatie ontplooit hoe groter de vaste kosten worden. Meer werk betekent immers ook meer nood aan overhead. Het is daarom geen slecht idee om geregeld actief onderdelen van je kostenstructuur door te lichten en je af te vragen of het niet goedkoper kan.
Een tweede eigenschap van vaste kosten is dat ze vaak behoorlijk voorspelbaar zijn: huurkost, payroll en poetskosten zijn meestal eenvoudig op voorhand in te schatten. Meestal, maar niet altijd: strenge winters kunnen bijvoorbeeld behoorlijk zwaar wegen op de de energiekost.
De terugkerende kosten zijn alles wat je betaalt om de machine voor alweer een jaar te laten draaien. Cruciaal en broodnodig, maar aan een machine die alleen maar draait heeft niemand wat.
Eenmalige kosten: de prijs van je product.
Eenmalige kosten kan je daarentegen beschouwen als de ingrediënten die je nodig hebt om je ding te doen. Als de terugkerende kosten dienen om de machine te doen draaien, dan koop je met de eenmalige kosten het materiaal dat je in de machine steekt om je producten te maken.
Uitkoopsommen voor artiesten, advertentiebudgetten, huur van technisch materiaal, freelancers en projectbudgetten zijn allemaal voorbeelden van eenmalige kosten.
Het grote verschil met de terugkerende kosten, is dat ze altijd unieke producten opleveren : een project, een voorstelling, een campagne.
Het grote verschil met de terugkerende kosten, is dat eenmalige kosten altijd unieke producten opleveren : een project, een voorstelling, een campagne.
Het is heel verleidelijk om ook je eenmalige kosten te begroten op basis van de uitgaven van de vorige boekjaren. Je kijkt dan naar hoeveel geld je vorige keer opdeed aan projecten, gages en advertentiebudgetten en je zorgt dat je artistieke verhaal binnen dat budget blijft.
Dat is makkelijk en veilig, maar zo haal je niet het onderste uit de kan. Het geld dat je dan kan besteden aan nieuwe producten wordt dan immers beperkt tot wat er overblijft eens alle terugkerende kosten begroot zijn.
En zo draait de machine nooit op volle snelheid.
Me!2020