Het zwarte goud: hoe je constructief aan de slag kan met het gezeur aan de koffiemachine.
Wat zijn sommige teams toch goed in zeuren en vertragen.
Sorry, als dat een wat brutale opener is, maar het valt me telkens weer op hoe verschillend de sfeer bij groepen kan zijn. Het ene team zit klaar om erin te vliegen, het andere geraakt niet verder dan “ja, maar”. Het gekke is dat beide teams vaak even betrokken zijn.
Er gebeuren twee parallelle dingen wanneer mensen samenwerken. Ze proberen enerzijds een goede oplossing te vinden voor hun probleem en anderzijds testen ze de onderlinge samenwerking uit. Als het goed gaat, komen ze straks de vergadering buiten met een goede oplossing én een versterkte samenwerking.
Harde resultaten en zachte teambuilding gaan immers altijd hand in hand.
Bij het woord teambuilding denken we vaak aan het verplichte rondje paintball waar bedrijven hun medewerkers naartoe sleuren, maar ik bedoel het in de meer letterlijke zin: het actief bouwen aan de onderlinge samenwerking. Er is geen beter moment om dat te doen, dan wanneer we samen een nieuwe uitdaging moeten aangaan.
En daar loopt het wel eens mis met de zeurende teams.
Het zijn teams die niet weten hoe ze tegengeluiden op een constructieve manier kunnen laten horen. Er heerst dan ook vaak een sfeer van conflictvermijding en psychologische onveiligheid.
Ironisch genoeg zijn zeurende collega’s dus vaak té zorgzaam voor elkaar. Ze voelen de plicht om resultaten neer te zetten tijdens de vergadering (“Kom, we hakken eindelijk knopen door!”), maar die verplichte positiviteit duwt alle negatieve stemmen naar de koffiemachine. Je kent het wel: de negatieve nabespreking van de vergadering met een kleiner groepje collega’s. Dit zorgt vaak voor een frustrerend dansje: tijdens de vergadering beslissen we kordaat, vervolgens wordt het tegengeluid verzameld aan de koffiemachine en twee weken later moet het hele punt opnieuw op de vergadering komen.
Hoe doorbreek je die cyclus?
Ik doe dat soms met de volgende vraag. “Hoe zorgen we ervoor dat straks aan de koffiemachine precies hetzelfde gezegd wordt als tijdens deze vergadering? En hoe kunnen we daar samen voor zorgen?“
Ga ervan uit dat het tegengeluid, de nee-stem, altijd een waardevolle bijdrage is. Mensen die tégen zijn, hebben nog iets bij te dragen. De koffiemachine-oefening is vaak de eerste stap: zeurende teams leren zo om ook negatieve boodschappen in de vergadering zelf te delen. Vaak zorgt een klein beetje ruimte voor het tegengeluid al voor het verschil tussen “het is hier altijd gedoe” en “Er is nog veel onduidelijk, maar dít hebben we alvast samen goed gedaan.”
Pas wanneer de belangrijkste dingen gezegd zijn -ook de negatieve- kan je veilige beslissingen gaan nemen.
Koffiegesprekken blijven nuttig -sommige dingen bespreek je immers niet zo gemakkelijk in de grote groep- maar je zal merken dat de aard van die gesprekken verandert.
Na een korte koffiepauze kwamen twee teamleden onlangs naar me toe. “We merkten dat we aan de koffie toch nog iets gezegd hebben dat belangrijk is, misschien moeten we dat ook even in de groep zeggen?”.
Zo wordt de koffiemachine een plek om constructief bij te dragen, niet om gefrustreerd te zeuren.
