Als denken even niet lukt. Waarom je je vergadering soms over een andere boeg moet gooien.

Alles stond klaar voor een missie-workshop, maar bij het check-inrondje gebeurde er wat.

Eén van de deelnemers zuchtte dat zijn hoofd deze namiddag niet stond naar denkoefeningen. Er lagen nog zoveel achterstallige taken op zijn bureau te wachten, dat hij vreesde dat hij zich niet zou kunnen concentreren. “Maar ik weet dat dit ook moet gebeuren, dus laten we het maar doen.”

Toen hij dit deelde, knikte de rest van de groep instemmend. Te instemmend zelfs.

“Misschien moeten we het dan niet doen?”, opperde ik. Als er zo’n grote achterstand is, moeten we die misschien maar eerst een beetje wegwerken voor we verdergaan met grotere denkoefeningen? We maakten een lijstje van de dringendste achterstallige zaken in het team.

1. Drie klanten hadden een offerte gevraagd, maar die zat al bijna twee weken vast omdat hun vraag niet helemaal matchte met de standaardprijszetting.
2. Al van aan de start van het project waren we aan het zeggen dat we een projectbegroting nodig hadden, maar niemand vond de tijd om die te maken. Het voelde daarom aan als blind sturen.
3. De aanwerving van de nieuwe collega zat vast omdat niemand de vacature-tekst geschreven kreeg.

We deelden het team in drie en gaven elk subgroepje een uur de tijd om één van de bovenstaande problemen op te lossen. Daarna spendeerden we nog een uurtje om de voorgestelde oplossingen te valideren bij de hele groep.

1. Team 1 ontwikkelde een alternatieve prijs voor deze specifieke klantenvraag. Ze hadden die al in offertes en e-mails verwerkt, klaar om naar de klanten te sturen. Toen bleek dat er niemand bezwaar had, klikten we op ‘verzenden’. ✅
2. Team 2 had een begroting gemaakt. Alle cijfers waren immers beschikbaar. Ze moesten alleen nog in een spreadsheet gegoten worden. Voor sommige berekeningen was team 2 echter uitgegaan van aannames waar ze niet heel zeker over waren. In de groepsbespreking werden die nog een tikje verfijnd en vervolgens hadden we -eindelijk- een projectbegroting. ✅
3. Team 3 las hun vacaturetekst voor. Die zat helemaal goed, maar er was nog wat onduidelijkheid over de loonschaal. Gelukkig toonde de begroting die we zonet gemaakt hadden exact hoeveel budgettaire ruimte we hadden. Ook deze tekst werd goedgekeurd en kon verspreid worden. ✅

Teams functioneren niet als ze overweldigd zijn. Wanneer je to do-lijst te vol zit, is er dan ook geen ruimte voor de grotere strategie. Denksessies versterken dan alleen maar het gevoel dat we steeds meer achterlopen. Koppig de geplande agenda erdoor duwen is dan niet constructief. Daarom was het hier de goede keuze om het over een andere boeg te gooien: even doen en niet denken.

Missie en daadkracht moeten in evenwicht zijn. In mijn nieuwe boek “Met Bescheiden Verander Je Niets” noem ik dat de Wet van Grote Verhalen en Kleine Acties.

De missie-sessie verschoof dan maar een weekje. Na afloop deden we een check-out. “Wat goed dat we het zo deden!”, merkte de overweldigde collega op. “Ik heb er zelfs energie van gekregen.”

De rest van de groep knikte instemmend.