Drie manieren om emoties een goede plaats te geven in je vergaderingen.

In het klein had ik een zinnetje geschreven op de binnenkant van m’n hand.
“Niet boos worden!”

Toen ik veel jonger was, had ik een verplichte tweemaandelijkse vergadering waar ik tegenop keek. Ik kwam er altijd zo boos buiten. Dat leek me bijzonder onprofessioneel, vandaar de reminder om me niet zo te laten opjutten.

Leiderschap en maturiteit gaan hand in hand en achteraf bekeken was ik toen nog een beetje groen. Vol goede bedoelingen was ik ervan overtuigd dat professioneel gedrag allesbehalve emotioneel was. Dat je dat soort gedoe buiten de meeting room moest houden.

En dus ging ik braaf naar die tweemaandelijkse vergadering met een reminder op m’n hand om kalm te blijven.

Het hielp niet.

Als mens proberen we vaak conflict te vermijden. Het voelt dan ook veiliger om negatieve emoties zoveel mogelijk weg te steken. Dat dat zelden of nooit lukt, komt natuurlijk doordat we heel emotionele wezens zijn.

Het is pas veel later dat ik leerde dat het omgekeerde waar is. Dat buikgevoel en emotie net heel erg belangrijke informatie geven over je samenwerkingen. Precies daar waar het knelt, moet je de oplossing zoeken.

Dat wordt ook wel eens “sturen op spanning” genoemd.  

Als procesbegeleider heb ik geleerd om die spanningen niet uit de weg te gaan, maar ze net aandacht te geven. Hier zijn drie praktische manieren om emoties een goede plaats te geven tijdens vergaderingen.

• Check-ins. Ik begin elke vergaderingen met een rondje waarbij iedere deelnemer kort aangeeft hoe hij of zij in de vergadering zit. Veel andere dingen aan het hoofd? Ongeduldig? Net veel zin? In het begin is dat wat onwennig, maar met zo’n rondje leg je een groot stuk van de emoties alvast op voorhand op tafel. Alleen dat al, is vaak genoeg.
• Eat The Frog. Spannende agendapunten durven al eens naar het einde van de agenda te verschuiven. Ook dat is conflictvermijding. Als er geladen punten op de agenda staan, spreek dan af met de deelnemers dat je die eerst behandelt. Hoe langer je spanning opspaart, hoe erger het namelijk wordt.
• De positieve check-out. Emoties laten zich ook een beetje sturen. Doe jezelf daarom een plezier en kies voor een positief afsluitrondje. Vermijd negatieve uitsmijters als “Zijn er nog open eindjes?” of “Waar ligt nog het meeste werk volgens jou?”. Wanneer je opzettelijk eindigt met een positieve check-outvraag (denk: “Wat is voor jou de grootste stap vooruit na deze meeting?”), zorg je er samen voor dat de vergadering vol energie wordt afgesloten. Dat is meteen ook de reden waarom varia-rondjes op het einde geen goede praktijk zijn: het is niet slim om je vergadering te laten uitlopen in een reeks losse opmerkingen en vragen. Zorg dat je vergadering bewust, positief en helder wordt afgerond.

Als ik deze principes had leren toepassen bij die ellendige tweemaandelijkse vergadering, dan waren we al bij het check-inrondje vertrokken voor een zinnig gesprek over de zin en onzin van de bijeenkomst. In stilte proberen niet over te koken is frustrerend. De frustratie bespreekbaar maken in een overleg, is oplossingsgericht en dus professioneel.