Mijn agenda liep vol met andermans afspraken. Hier is hoe time blocking dat veranderde.

/in ,

Tussen twee vergaderingen door, kwam ik aan m’n eigen werk toe.

Ik gebruikte m’n agenda helemaal fout. Eerst was hij helemaal leeg en dan begon hij zich snel te vullen met andermans afspraken. En natuurlijk waren al die afspraken belangrijk.

Time blocking heeft dat veranderd.

Het principe is eenvoudig: in plaats van te beginnen met een lege kalender, begin je met een volle. Als ik verwacht een dag in de week voor een bepaalde klant te werken, dan blokkeer ik elke week een dag voor die klant tot het project ten einde is.

Ik boek zaterdag en zondag ook steevast in als ‘vrije tijd’.

Dat wil niet zeggen dat die blokken niet kunnen verschuiven. Soms is het fijner om een zaterdagje door te werken, maar dan moet je een ander moment in de week zoeken om mee te ruilen. Dat kan dan betekenen dat je een maandagochtend in het park doorbrengt.

Time blocking gaat over het beschermen van je tijd.

Productiviteit gaat niet over nóg meer werk in je dag proppen. Het gaat erom de dingen te kunnen doen die je wil doen. En over de tevredenheid die je voelt als je ze gedaan hebt.

  1. Ik doe zelden meer dan drie Time Blocks per dag. Als je begint met je blokjes op te delen in stukken van 15 minuten, dan is je dag een ongeconcentreerd rommeltje.
  2. Op het einde van de dag heb ik meestal een half uurtje ‘mailbox zero en admin’ om de nieuw binnengekomen dingen te verdelen. (Lees: ik beslis dan in welk blok ik die vraag ga verwerken).
  3. Cluster items op je to do list. Ik doe m’n facturen en papierwerk meestal op maandag, dus dat soort items spaar ik dan ook voor die dag.

Het eerste wat ik door time blocking leerde was dat het moeilijk was om alles in één week te proppen. Dat is een goede zaak.

Het was het begin van het inzicht, dat ik meer bewust moest omspringen met m’n werktijd.

Drie vragen die je helpen straks een beter subsidiedossier te pitchen

/in , , ,

Een cafébazin vertelt verschillende verhalen over hetzelfde café.

  • Als ze met de bank praat over een lening, vertelt ze hoe goed de zaken gaan.
  • Als ze met de brouwerij over prijzen onderhandelt, vertelt ze hoe krap de marges nu al zijn.
  • Als ze met een stamgast praat, kiest de tooghanger het verhaal (meestal gaat dat over voetbal).

Toch is er maar één café.

Ik help vaak organisaties bij het schrijven van subsidiedossiers. De meest voorkomende fout van waardengedreven organisaties is dat ze hun verhaal niet aanpassen aan de luisteraar. Hierdoor klinken subsidiedossiers vaak zo:

Hey, wij plannen de volgende toffe dingen en denken daar 25.000 euro voor nodig te hebben. Mogen we 25.000 euro alsjeblief?

Het probleem met die pitch is dat die niet vertrekt vanuit de context.

Het is alsof de cafébazin tegen de bankier zou beginnen over voetbal en krappe winstmarges. Maar elke geldschieter heeft zijn eigen doel. Hoe beter je jouw verhaal kan inpassen in dat doel, hoe makkelijker het wordt om zaken te doen.

Hier zijn drie vragen die je helpen om je subsidie-pitch scherper te maken.

  1. Wat heeft de geldschieter eraan? Elk subsidieprogramma heeft een doel voor ogen. Vertel hoe jouw organisatie kan helpen dat doel te realiseren.
  2. Hoe betrouwbaar ben je? Investeren is altijd een gok. Toon aan dat je een organisatie bent die met dat geld te vertrouwen is. Dit is waar transparantie, realiteitszin, goed bestuur en een deftig business plan in beeld komen.
  3. Hoe gaat het er straks écht uitzien? Maak het tastbaar. Hoe concreter de deliverable, hoe makkelijker het is om geld te geven. Vermijd vage engagementen en kies voor heldere meetbare doelstellingen.

Dat is wat een pitch is: de vertaling van je werk naar de context van een mogelijke geldschieter.

Pitchen is een kunst die niet beperkt blijft tot subsidiedossiers. Dezelfde techniek kan je ook gebruiken bij crowdfunding en sponsors.

Er is maar één organisatie, maar er zijn verschillende manieren om je verhaal te vertellen.

Het precieze verhaal dat je vertelt, hangt immers af van wie er aan de andere kant van de toog zit.