Winterslaap

/in , ,

De start van de tweede lockdown -ook al noemen we hem zo nog niet- komt hard aan. Zolang iets maar één keer voorkomt, is het een uniek event. Wanneer iets een tweede keer gebeurt, kan het ook een derde of vierde keer gebeuren. Toch?

Ik ben ongetwijfeld niet de enige die worstelt met dat gevoel van hopeloosheid. Dat gevoel van “Houdt het ooit op?”. Als je er niet mee worstelt, laat de rest van de wereld dan even jouw recept weten.

Blijven ademhalen

Onderhand is duidelijk dat dit een marathon is en geen sprint. En paniek helpt niet tijdens een marathon. Wat wel helpt is rustig blijven ademhalen.

Ik zie in de cultuursector overal mensen keihard knokken om een minimum overeind te houden van wat we hadden. Voorstellingen worden met veel zorg en werk corona-proof gemaakt en worden vervolgens geannuleerd. Tentoonstellingen die helemaal volgens de protocollen opgezet zijn, halen maar een fractie van de bezoekers die ze waard zijn.

Ik zie popconcerten waar je niet uit je vakje mag. Ik zie dance-events waar je niet mag dansen. Wat overblijft, ondanks alle inspanningen, is het gevoel dat the real deal toch beter is. Dat de coronakopie het origineel niet kan benaderen.

Ik zie mensen keihard knokken om een minimum overeind te houden van wat we hadden. En met mens en macht proberen om zo dicht mogelijk het leven in 2019 terug te benaderen.

Ik zie die mensen stilaan opgeven. Genoeg tegen de muur gelopen. Er is tegelijk boosheid over steeds meer nieuwe regels die alles onmogelijk maken én begrip voor de noodzaak van die regels.

Bewust op halve kracht

Laat ons het over een andere boeg gooien en aanvaarden dat 2020 en een groot stuk van 2021 een verplicht rustpunt zijn. Een winterslaap. Da’s een goed beeld. Tijdens de winterslaap draait het metabolisme van een dier op een lager pitje omdat het te veel energie zou kosten om honderd procent te blijven functioneren in de kou. Voor een bepaalde tijd draait zo’n dier bewust op halve kracht. En zo komt het met evenveel of minder eten een moeilijke periode door.

Tijdens de winterslaap dikt een dier aan. Het maakt zich klaar om straks terug, sterker dan ooit, aan de slag te gaan wanneer het klimaat weer wat gunstiger is.

Voor veel eventorganisaties is het ook tijd voor een winterslaap. Verlieslatende activiteiten staken. Bereid zijn om je tijd te nemen. Tijdens de winterslaap dikt een dier aan. Het maakt zich klaar om straks terug, sterker dan ooit, aan de slag te gaan wanneer het klimaat weer wat gunstiger is.

Dromen, niet vechten

Een winterslaap houden betekent aanvaarden dat je van de winter geen warme tijd kan maken. In ons geval betekent dat leren aanvaarden dat je het oude leven niet kan behouden in deze pandemie. Ook al werk je er als een gek aan. Maar een winterslaap is niet hetzelfde als opgeven. Integendeel. In plaats van te vechten tegen het onmogelijke, maak je tijd om te dromen over hoeveel mooier de toekomst kan worden.

Deze periode is een ongeziene kans om je organisatie beter te maken. De stilte die nu in de sector valt, kunnen we benutten om grondig te hertekenen.

Deze periode is een ongeziene kans om je organisatie beter te maken. In normale omstandigheden is er nooit tijd om na te denken, omdat we altijd van productie naar productie hollen. Omdat er altijd iets af moet tegen vanavond. De stilte die nu in de sector valt, kunnen we benutten om grondig te vernieuwen.

De lege agenda kan zo een leeg blad worden om je organisatie te hertekenen zonder de fouten uit het verleden. Dat vraagt moed, maar er komt nooit nog een opportuniteit als deze crisis. Dus waarom niet nu?

Natuurlijk is er een toekomst

De vraag is niet of er nog een toekomst is voor ontmoeting en cultuur. Natuurlijk is die er. De vraag is, hoe we de periode overleven tot we terug ongeremd ons ding kunnen doen.

Nu we de herfst ingaan is het tijd om te vertragen. 2020 was een vermoeiend jaar en het is goed om te erkennen dat we moe zijn. Het is niet wijs onze energie verder te verspillen aan een propvolle najaarsprogrammatie. Minder doen, meer dromen en omdenken. Aandikken.

Zo ontwaken culturele organisaties en hun publiek straks, na deze coronawinter, uit hun slaap, sterker dan ooit en met een vernieuwde kracht, honger en gretigheid.

Begrotingen maken #5: rapporteren in een crisis

/in , ,

De eerste helft van het jaar zit er op. Hoog tijd om vooruit te blikken. In de komende maanden maken organisaties hun begroting op voor volgend jaar. Begrotingen maken is altijd een bijzondere vorm van voorspellen, maar het boekjaar 2021 belooft meer dan ooit een raar beestje te worden. De weinige zekerheden die er waren, zijn verdwenen. Tijd voor een reeksje over begrotingen voor kunstenorganisaties.

Een begroting is een strategische toekomstvoorspelling. Afwijkingen van die voorspelling leren je waar je moet bijsturen, besparen of net meer uitgeven. Dat is altijd zo geweest, maar tijdens een crisis wordt het dubbel zo belangrijk om snel in te grijpen.

Rapporteren is alleen zinvol als het niet vrijblijvend is. Het is daarom goed om na te denken over hoe frequent je rapporteert en dus bijstuurt.

Business as usual

Traditioneel maken organisaties gebruik van een kwartaalrapportage, waarbij elke drie maanden een tussenstand van de begroting wordt gemaakt. Het is minstens zo traditioneel om na afloop van het tweede kwartaal een bijsturing van de begroting te maken.

Traditioneel maken organisaties gebruik van een kwartaalrapportage, waarbij elke drie maanden een tussenstand van de begroting wordt gemaakt. Het is minstens zo traditioneel om na afloop van het tweede kwartaal een bijsturing van de begroting te maken.

De reden daarvoor is simpel. Je maakt je begroting voor het volgende boekjaar al op in het derde of vierde kwartaal. Je beschikt op dat moment nog niet over de volledige afrekening van het huidige boekjaar, dus voor veel informatie baseer je je op het laatste jaar dat je al wél volledig verwerkt hebt.

Concreet wil dat zeggen dat de begroting voor 2020 voor een groot stuk gebaseerd is op de jaarafrekening van 2018. Twee jaar geleden dus. Tegen de helft van 2020, wanneer ook 2019 volledig verwerkt is én de rapportages van de eerste twee kwartalen bekend zijn, heb je voldoende informatie om je begroting realistisch bij te stellen.

Rapporteren op maat

Het is echter niet omdat kwartaalrapportage lekker traditioneel is, dat het de enige manier van rapporteren zou moeten zijn.

  • Bij duidelijk afgelijnde projecten kan het bijvoorbeeld beter zijn om de rapportage te laten afhangen van belangrijke mijlpalen in het project zelf.
  • Bij vaste kosten, zoals bijvoorbeeld huur, heeft het geen zin om per kwartaal te rapporteren omdat deze kosten zeer voorspelbaar zijn. In kwartaal 1 geef je exact 25% van het jaarbudget aan huur uit, in kwartaal 2 nog eens, etc…
  • Sommige kosten zijn dan weer zeer seizoensgebonden. Rapporteren over de stookkosten in april-mei is een stuk minder interessant dan een specifieke rapportage te plannen in de winter. Is het een strenge winter, dan lopen de kosten op, en dan moet je bijsturen.

Die stookkosten zijn een goed voorbeeld van een situatie waarin het niet zinvol is om twee opeenvolgende kwartalen te vergelijken. Het is immers nogal evident dat de verwarmingskost hoger ligt in de winter dan in de zomer. Zeker wanneer de werking van je organisatie nogal fluctueert in de loop van het jaar, is het dus beter om te vergelijken met het zelfde kwartaal in de twee jaren daarvoor.

Zeker wanneer de werking van je organisatie nogal fluctueert in de loop van het jaar, is het beter om te vergelijken met het zelfde kwartaal in de twee jaren daarvoor.

Dit hangt samen met wat ik bij meerjarenbegrotingen vertelde over verder terugblikken. Hoe meer je de cijfers kan inpassen in een langere geschiedenis hoe leerrijker ze worden.

Een kortere cyclus

Deze pandemie is een ernstige crisis en tijdens een crisis maak je je cyclus van rapportage en bijsturen korter. De komende maanden zijn de zaken immers een pak minder voorspelbaar. Waarom zou je dan niet maandelijks rapporteren in plaats van per kwartaal? En elke drie maanden je begroting bij sturen in plaats van om het half jaar?

Je begroting is een strategisch document. Deze crisis dwingt je om nog nauwgezetter je strategie te bewaken om snel te kunnen ingrijpen wanneer de realiteit afwijkt van je toekomstvoorspelling.

Dit was het vijfde en laatste deel in de reeks over begrotingen maken. Wil jij met je organisatie je begroting omvormen tot een strategisch document en kan je daar hulp bij gebruiken? Laat me dan wat weten op ken@kenveerman.com. Ik denk graag mee.